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在家工作搭配云端打卡!一招搞定WFH差勤认定懒人包

 

台湾近日新冠肺炎(COVID-19)本土病例来势汹汹,全国进入三级警戒,不少企业为防疫,启动“”(work from home,以下简称WFH),但在家工作可不只是“无法和同事面对面”这么简单!

从员工自律到到出勤纪录,企业与职工都应该做好准备,否则轻则工作效率不彰,企业丧失竞争力,重则可能直接违法!

只要符合这些条件 都可以在家办公

员工是否WFH,法律上没有特别的规定,就算没有疫情,只要符合下列3个条件,也能WFH:

1、工作性质配合:这是先决条件,即工作不需要在特定地点,即可单人完成。

例如维护公司服务器硬件的IT人员,因为不可能把服务器搬回家,就无法WFH。或又如厨师、保全员等,都无法离开工作地点WFH。或又如需要工厂大型设备、或生产线合作才能完成的工作,也无法WFH。

2、软硬件配合:员工自备电脑、手机等硬件设备,搭配各类远距会议、差勤管理软件,虽然在IT发达的台湾,WFH的硬件设备大都不是问题,但软件的配置却常有漏洞!

例如很多公司缺乏VPN(Virtual private network)致使员工无法连上公司内部网络,或差勤软件功能不足,无法远端打卡,纪录工作内容等状况。

3、公司组织架构与文化配合:这属于个案因素,如果公司组织分明,员工不需主管事事督导,也能自律并有效率的完成工作,WFH自然不成问题。

相对的如果公司内部分工不明,组织架构混乱,需要员工面对面沟通才能厘清,或是员工习于在长官监督下才认真工作,一但没人监督就怠惰散漫...等情况,除非防疫等强迫因素,否则都不适宜WFH。

“不在办公室,也能办公事” 但效率是问题

因为科技进步,加上有些工作的型态偏向外勤(如业务),所以除了 WFH,不须进入特定办公室的“远距办公”、“异地办公”,在 2019 年疫情袭卷世界前,就已经大行其道。不过如以防疫为前提,前述远距与异地办公,在疫情期间应该也并入了 WFH。

WFH 的优点除了防疫,还能够节省通勤工作时间。但是很多人在家工作容易陷入工作没效率的拖延循环中,原因是没有主管的督导,以及避开了同事的眼光,家中又有床与冰箱等诱惑,甚至小孩与家人也在家防疫,有形无形的干扰…等等。

前述干扰都会让员工工作效率大为降低,所以现在虽然科技发达,但无疫情时,在办公室工作仍是常态。

故如何让公司掌握“不得不”WFH 员工的工作状况,就成为许多公司的难题,本文先介绍相关法律规定,再提供实际的解决方案。

▲针对企业实施在家工作/远距办公等措施,劳动部提醒相关权益不可少喔!图片来源:翻摄自脸书粉专。

关于 WFH 员工差勤纪录的法令

根据劳基法第 30 条第五项的规定:“雇主应置备劳工出勤纪录,并保存五年”。但许多企业根本没有员工在线刷卡系统,只要员工一WFH,马上面临无出勤纪录的违法问题。

除此之外,由于WFH可能让企业无法掌握员工的“工作品质”问题,劳动部于105年发布“劳工在事业场所外工作时间指导原则”,对“电传劳动工作者”的工作型态,有如下规定:

本指导原则所称之电传劳动,指劳工于雇主指挥监督下,于事业场所外,借由电脑信息科技或电子通信设备履行劳动契约之型态。(白话文:借由电子设备,主管才能监督员工的工作型态) 电传劳动工作者工作时间之分配,应由劳雇双方约定并依约履行。又电传劳动工作者自主性高,较易自由调配工作时间及休息时间,有关实际出勤情形及确切休息时间,应由劳工自我记载(如工作日志等),并透过电子设备(如在线登录系统等)记录后电传雇主记载。(白话文:在家或远距工作不是放牛吃草啊,要写工作日志还要传给主管!) 因电传劳动工作者工作场所多半非在雇主之事业场所,雇主对于劳工之延长工作时间难以管控或为反对之意思表示,有关延长工作时间,应采事前申请或约定等方式为之。(白话文:WFH想加班要先申请或谈好。)

换言之,WFH 除了防疫,在工作效率上要能实现公司与员工双赢,一套符合法令规定,能够快速部署,企业 IT 人员以及员工都能快速上手的 E 化云端人资管理系统,已是企业营运必要建置的基础设施。

不但因应疫情,还能强化企业体质的“1HR”

企业的人资系统其实相当重要,除了差勤的法规遵循需求外,如能透过E化平台集成 HR 人员在选、育、用、留各阶段的管理流程,让 HR 人员随时掌握人力资源动态,协助组织进行更完善的人才管理与决策,必能大幅强化企业竞争力!

1111人力银行以累积 20 多年的人力资源经验,去芜存菁,结合强大的云端平台制作团队,隆重推出“”!

▲1HR系统的差勤管理模块已开发APP供员工使用,对企业主管与HR人员来说,各功能齐全便利。

1HR 具有云端系统架构,不但企业无建置与维护成本,使用者也无时空限制。此外企业可依照自身需求弹性,选购各种功能模块,扩充性极佳。

因应不同企业与组织型态,1HR 也有许多不同模块、组织、部门或角色可弹性设定权限!操作接口更是直觉与人性化,针对各家企业内部流程,轻松弹性调整!

以 WFH 为例,1HR 除了能能弹性设定个人差勤及给假守则;支持多样班别守则与在线签核管理;简单快速排班,弹性满足多种产业的排班需求……

更重要的是 1HR“支持 APP 等各种打卡方式”,除了传统打卡钟汇入、系统在线打卡外,雪铁龙的 GPS、Wi-Fi 等各种打卡方式皆可支持!可限定地址、限定 IP 打卡,针对外务人员公出打卡,还可进行事后审核机制!

1HR 不但帮助企业人资效能提升,更能带动员工产能跃进与企业决策效能大升级!

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